Termes de Référence (TDR) pour les services de maintenance du système de contrôle d’accès
1. Contexte et justification
Le Haut-Commissariat des Nations Unies pour les Réfugiés – Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (RBWCA) dispose d’un système de contrôle d’accès destiné à assurer la sécurité des locaux, du personnel et des actifs.
Pour garantir la fiabilité, la disponibilité et la conformité de ce système, le RBWCA souhaite recruter un prestataire qualifié pour assurer la maintenance préventive et corrective du système de contrôle d’accès pour une durée de douze (12) mois renouvelable deux (2) fois.
2. Objectif de la mission
L’objectif principal est de garantir la disponibilité, la performance et la sécurité du système de contrôle d’accès, notamment :
- Maintenir l’intégrité du système et de ses composantes ;
- Prévenir les pannes et interruptions de service ;
- Assurer le remplacement rapide des équipements défectueux ;
- Fournir des rapports techniques et un suivi régulier des interventions.
3. Description du système existant
Le système comprend :
- Un détecteur de métaux (machine à rayons X) ;
- Des lecteurs de badges RFID installés sur les accès principaux et secondaires ;
- Des contrôleurs et modules d’alimentation ;
- Un serveur de gestion centralisé avec logiciel de supervision ;
- Des cartes d’accès configurées par profil utilisateur ;
- Une infrastructure réseau et électrique adaptée.
Un état des lieux complet sera effectué à la signature du contrat pour référence technique.
4. Prestations attendues
Maintenance préventive
- Inspection des dispositifs ;
- Test de fonctionnement ;
- Vérification des connexions ;
- Nettoyage ;
- Mise à jour des logiciels ;
- Rapport après chaque visite.
Maintenance corrective
- Diagnostic et réparation des pannes ;
- Remplacement des équipements défectueux (pièces de rechange incluses) ;
- Intervention sous 24 heures ;
- Rétablissement du service complet.
5. Résultats attendus
- Un système opérationnel à plus de 98 % de disponibilité ;
- Une réduction des incidents techniques ;
- Des rapports clairs ;
- Une amélioration continue du dispositif de sécurité physique.
6. Durée et périodicité
La durée du contrat est de douze (12) mois, renouvelable deux (2) fois après évaluation.
Les visites préventives seront réalisées au moins une fois par trimestre ou selon un calendrier convenu.
7. Obligations du prestataire
Le prestataire devra :
- Fournir un personnel qualifié en systèmes de contrôle d’accès et sécurité électronique ;
- Garantir la confidentialité des données et des configurations ;
- Maintenir un stock minimal de pièces de rechange ;
- Produire un rapport technique après chaque intervention.
8. Obligations du RBWCA
Le RBWCA s’engage à :
- Faciliter l’accès du prestataire aux installations ;
- Signaler toute anomalie constatée ;
- Mettre à disposition un interlocuteur technique référent.
9. Suivi, reporting et évaluation
Le prestataire tiendra un registre des interventions et soumettra un rapport trimestriel de performance.
Des réunions de suivi seront organisées chaque trimestre avec le point focal technique.
10. Modalités financières
Les prestations feront l’objet d’une facturation trimestrielle après validation des rapports par l’UNHCR RBWCA.
Les pièces de rechange sont incluses dans le coût global du contrat.
Le paiement s’effectuera dans un délai de 30 jours après réception de la facture et validation.
11. Clauses diverses
Le prestataire est tenu à la confidentialité absolue concernant toutes les informations et données liées au système.
Il devra disposer d’une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les interventions.
Le contrat pourra être résilié en cas de manquement grave ou de non-performance.
12. Livrables
Les principaux livrables attendus sont :
- Rapports de maintenance préventive et corrective ;
- Fiches techniques d’inventaire des équipements ;
- Registre des incidents et interventions ;
- Rapport annuel de synthèse et recommandations d’amélioration.
Comment répondre à cet appel d’offres ?
- Analyser les besoins techniques décrits dans les TDR ;
- Vérifier la capacité à assurer la maintenance préventive et corrective ;
- Préparer les références en maintenance de systèmes de sécurité électronique et contrôle d’accès ;
- Prévoir les CV et qualifications du personnel technique ;
- Préparer une offre technique détaillant l’organisation des interventions, les délais et les moyens disponibles ;
- Inclure une offre financière avec maintenance et pièces de rechange incluses ;
- Fournir les documents administratifs et assurances professionnelles demandées ;
- Respecter les modalités et délais de soumission indiqués par le RBWCA.
