Réalisation des constats d’accidents automobiles matériels

APPEL D’OFFRES

TERMES DE RÉFÉRENCE POUR LE RECRUTEMENT DE PRESTATAIRES EN VUE DE LA RÉALISATION DES CONSTATS D’ACCIDENTS AUTOMOBILES MATÉRIELS

Projet « E-Constat »

1. CONTEXTE

Dans le cadre de la poursuite du processus de transformation digitale des services liés à l’assurance automobile, à la suite du succès de la digitalisation des attestations d’assurance automobile, et conformément aux résolutions issues du Séminaire sur les constats d’accidents de la voie publique, tenu les 7 et 8 juin 2022, ayant réuni l’ensemble des parties prenantes de l’écosystème, l’Association des Sociétés d’Assurances de Côte d’Ivoire (ASA-CI) a initié un nouveau projet structurant, à savoir : la plateforme « E-Constat ».

Cette initiative vise principalement à promouvoir l’utilisation du constat dématérialisé, afin d’accélérer le traitement et le règlement des sinistres matériels automobiles, tout en améliorant significativement l’expérience des assurés ainsi que l’efficacité opérationnelle des compagnies d’assurances.

A cet égard, la plateforme « E-Constat » permettra de générer des procès-verbaux de constats électroniques sécurisés, opposables et traçables. Elle se substituera progressivement aux supports physiques traditionnels par un dispositif numérique intégré, garantissant fiabilité, célérité et transparence dans le traitement des sinistres.

Ce dispositif reposera sur l’intervention de structures privées habilitées, chargées d’assurer une présence rapide sur les lieux d’accident, d’assister les assurés et de transmettre aux compagnies d’assurances, via la plateforme, des données fiables et exhaustives, afin de garantir un traitement optimisé des sinistres.

C’est dans ce contexte que l’ASA-CI lance le présent appel d’offres pour le recrutement de prestataires en vue de la réalisation des constats d’accidents automobiles matériels.

Les présents Termes de Référence ont pour objet de préciser les conditions et modalités de sélection des structures privées, qui seront responsables de la réalisation opérationnelle des constats d’accidents matériels sur le terrain.

2. OBJECTIF

2.1 Objectif général

L’objectif général est de sélectionner et de recruter des structures privées chargées d’assurer la réalisation des constats d’accidents matériels via la plateforme « E-Constat », afin de fournir un appui opérationnel aux compagnies d’assurance membres de l’ASA-CI et d’assister les assurés impliqués dans un accident matériel automobile.

2.2 Objectifs spécifiques

De façon spécifique, il s’agit de :

• Veiller à la disponibilité d’équipes formées et opérationnelles, capables d’intervenir rapidement sur les lieux d’accident ;
• Assurer la collecte rapide, fiable et sécurisée des informations nécessaires à l’établissement des constats, tout en assistant les assurés sur le lieu du sinistre ;
• Contribuer à la facilitation de la gestion des sinistres en optimisant le processus via la plateforme « E-Constat » ;
• Renforcer la satisfaction des assurés en améliorant leur expérience lors de la prise en charge des sinistres.

3. RESULTATS ATTENDUS

Les résultats suivants :

• Des agents de constat sont opérationnels et disponibles 24h/24 et 7j/7 sur toute l’étendue du territoire ivoirien ;
• Des constats électroniques conformes et complets sont transmis via la plateforme « E-CONSTAT » ;
• Une réduction mesurable du délai de prise en charge des sinistres matériels automobiles est constatée ;
• Une amélioration notable de la satisfaction des assurés lors de leur prise en charge en cas de sinistre.

4. MISSIONS ET ACTIVITES

Les structures retenues auront pour mission d’assurer les principales activités ci-après :

• Intervenir rapidement sur les lieux d’accident signalés via la plateforme « E-Constat » ;
• Effectuer les constats matériels conformément aux procédures et aux guides d’ASACI SERVICES ;
• Collecter et saisir les informations dans l’application mobile « E-Constat », notamment les circonstances, les points de choc, les photos des dégâts, les signatures des conducteurs ainsi que les pièces requises pour le traitement ;
• Produire des rapports d’activité hebdomadaires et mensuels.

5. PERIMETRE D’INTERVENTION

Le périmètre géographique du projet « E-Constat » s’étend à l’ensemble du territoire national. Sa mise en œuvre opérationnelle se fera de manière progressive, en deux étapes :

• Etape 1 : une phase pilote couvrant les zones d’Abidjan et de Bouaké ;
• Etape 2 : une phase de généralisation à l’échelle nationale.

6. DUREE DU CONTRAT

La durée initiale du contrat est de six (6) mois, correspondant à la phase pilote du projet « E-Constat ».

Une évaluation intermédiaire sera réalisée après trois (3) mois ; ses résultats permettront de décider de la reconduction du contrat ou de l’extension du dispositif à l’échelle nationale.

7. PROFIL DU PRESTATAIRE

Les structures candidates doivent :

• Être légalement constituées et disposer d’un agrément ou d’une autorisation d’exercer dans le domaine (expertise automobile, assistance technique, sociétés privées de sécurité) ;
• Justifier d’une expérience avérée dans la gestion d’incidents ou d’interventions sur le terrain ;
• Disposer d’un personnel qualifié, formé à l’utilisation d’outils numériques et à la conduite sur la voie publique ;
• Disposer d’une capacité logistique adaptée aux interventions, incluant véhicules et équipements nécessaires ;
• Garantir la fiabilité, la neutralité et la confidentialité dans le traitement des informations ;
• Être disponibles pour participer aux sessions de formation et d’habilitation organisées par l’ASA-CI avant le démarrage effectif du projet.

8. PROCEDURE DE SOUMISSION

Les structures intéressées doivent soumettre un dossier comprenant :

1. Une lettre de manifestation d’intérêt adressée au Président de l’ASA-CI ;
2. Une présentation de la structure (historique, organisation, moyens, expérience) ;
3. Les copies des agréments et documents légaux (RCCM, Déclaration fiscale d’existence, Attestation de régularité fiscale, CNPS, etc.) ;
4. Un plan de déploiement détaillant la couverture géographique, les équipes disponibles et le dispositif logistique ;
5. Une proposition financière selon le modèle suivant : coût par intervention ou par période ;
6. Les références de missions similaires, accompagnées d’attestations de bonne exécution.

Les dossiers complets doivent être transmis exclusivement par voie électronique, au plus tard le vendredi 15 mai 2026, aux adresses suivantes :

• secretariat@asaci.net ;
• secretariat@asacitechnologies.com ;
• econstat@asacitechnologies.com.

9. DISPOSITIONS GENERALES

L’ASA-CI se réserve le droit de ne pas donner suite au présent processus de recrutement, sans avoir à motiver sa décision. Les structures retenues seront agréées et formées par ASACI SERVICES avant le lancement opérationnel.

Toute fausse déclaration ou tout manquement à l’éthique professionnelle entraînera la résiliation immédiate du contrat.

Pour toute information complémentaire, les candidats peuvent contacter les numéros suivants :
Tél : 07 06 56 83 43 – 07 68 70 48 50.

Le Directeur Exécutif
Gérard Kouamé BALLO

Comment répondre à cet appel d’offres ?

Pour soumettre une offre dans le cadre d’un marché public en Afrique francophone, les entreprises doivent généralement suivre ces étapes :

1. Obtenir le dossier d’appel d’offres (DAO) auprès de l’organisme émetteur, sur présentation d’une demande écrite et paiement des frais indiqués.
2. Vérifier les conditions d’éligibilité : chiffre d’affaires minimum, références techniques, capacité financière.
3. Préparer les documents administratifs : registre de commerce, attestations fiscales, états financiers certifiés, caution de soumission.
4. Rédiger l’offre technique et financière en respectant scrupuleusement le format demandé dans le DAO.
5. Déposer le dossier sous pli fermé avant la date et l’heure limite indiquées, à l’adresse précisée dans l’avis.

Pour tout accompagnement ou question, consultez le portail officiel des marchés publics du pays concerné.